Por David Montoya, Director Regional de Paessler América, empresa especialista en monitoreo.
Bueno, esta es una forma extraña de comenzar un nuevo año, en serio. El mundo tiene que lidiar con una pandemia global que, además de los problemas médicos, también plantea preguntas sobre cómo vivir y trabajar juntos. Los gobiernos de los países más afectados ya han recomendado que los empleados se trasladen al home office, siempre que sea posible. Muchas compañías tecnológicas han obligado a sus empleados a trabajar desde casa o al menos les han ofrecido la oportunidad de hacerlo. Pero ¿cómo se crean exactamente los pre-requisitos técnicos para garantizar el trabajo diario, la comunicación necesaria y lograr que el acceso a los datos que se requieren sea posible de forma remota y versátil en nuestro negocio en tiempos del COVID-19?
Las siguientes son algunas de las experiencias que hemos tenido en Paessler al establecer nuestro propio plan de home office, frente al SARS-CoV-2, también conocido como nuevo coronavirus.
Aunque ya teníamos la oportunidad de hacer home office de vez en cuando antes de esta crisis, ahora también nos enfrentamos a este desafío. En este artículo nos gustaría compartir nuestras experiencias y lo que hemos aprendido.
Como adaptar tu negocio en tiempos del COVID-19
Antes de comenzar con las primeras consideraciones, debe definir un equipo que obtenga una visión general de la situación actual de la empresa para crear la base para todas las acciones posteriores. Los siguientes pasos deberían servir como guía para preparar su infraestructura de TI.
Paso 1: Departamentos críticos para el negocio
Considera qué departamentos son los más importantes para el éxito de la empresa. Esto puede variar de una compañía a otra y es realmente difícil de generalizar. En nuestro caso, este es, por ejemplo, el equipo de soporte, pero también el equipo de ventas. Incluso en una situación como esta, nuestro negocio en tiempos de COVID-19 debe garantizar un soporte sin problemas para nuestros clientes. Pero también, el equipo de ventas debe poder trabajar sin restricciones. Como con cualquier otra compañía, las operaciones comerciales no pueden ser restringidas o incluso interrumpidas. Prioriza los departamentos que deben estar operativos para mantener el negocio principal. Todos estos departamentos necesitan poder trabajar desde casa. Recuerda que también se debe proporcionar soporte interno para sus departamentos.
Paso 2: Hardware y Software
Crea una lista de todos los empleados por departamentos que definió en el paso 1 y verifica si estos empleados ya tienen un dispositivo móvil y los accesorios necesarios. Estos incluyen cámaras Web y auriculares, por ejemplo. Determina si puedes proporcionar a los empleados que trabajan en una estación de trabajo un dispositivo móvil (por ejemplo, a través del inventario existente) o si están dispuestos a usar su equipo propio. También ten en cuenta en esta lista qué software necesitarán en el funcionamiento normal y las aplicaciones mínimas que deben estar disponibles para que puedan trabajar desde casa.
Un ejemplo: ¿Puede su departamento de contabilidad manejar transferencias bancarias? ¿El departamento de recursos humanos puede instruir los salarios? ¿Se requiere hardware específico como un dongle (adaptador) USB?
Paso 3: El acceso remoto
Ahora que ya priorizaste los departamentos y definido las aplicaciones necesarias. En este paso, debes pensar en tu infraestructura de TI. En circunstancias normales, probablemente sólo un cierto porcentaje de empleados accederá a los sistemas de TI desde su hogar o en campo. Pero ¿qué pasa si casi todos los empleados necesitan acceso remoto?
Probablemente tendrás una o más de las siguientes soluciones en uso para hacer esto posible:
- El Acceso Directo
- Acceso Remoto (Terminales)
- Acceso remoto a estaciones de trabajo corporativas personales
- SSL VPN
Pero no importa cómo acceden ellos a la red corporativa desde el exterior, una pregunta viene antes que todas las demás:
“¿El ancho de banda de la ISP es suficiente para tal emergencia?”
Si has recibido quejas de empleados en el pasado que el acceso desde el exterior es muy lento o incluso imposible, debes centrarte en este problema antes que nada. PRTG ofrece varias formas de controlar el uso del ancho de banda. Por ejemplo, puede determinar rápidamente si un cliente o servidor está causando un tráfico inusualmente alto y reaccionar en consecuencia. Esto permite determinar fácilmente si es necesario un aumento en el ancho de banda cuando de repente más colegas de lo normal necesitan acceder a la red desde su hogar.
Casi o tan importante como una buena y estable conexión es la licencia. ¿De qué sirve la conexión a Internet perfecta si tus colegas no tienen autorización debido a licencias insuficientes? También tuvimos que darnos cuenta de que la cantidad de licencias disponibles actualmente no sería suficiente para permitir que todos los empleados accedan a nuestra red desde su hogar o en campo. Así que también tuvimos que actualizar las licencias para garantizar la mayor cantidad de accesos.
Si tu proveedor de servicio de Internet proporciona suficiente ancho de banda y las licencias están aseguradas, debes considerar los siguientes puntos adicionales:
- ¿El firewall (puerta de enlace) está configurado correctamente (accesible desde el exterior) y dimensionado adecuadamente?
- ¿Están configurados correctamente los switches (backbone) y switches de distribución?
- ¿Hay suficientes licencias disponibles? ¿Especialmente con respecto al acceso remoto?
- ¿Todos los servidores (por ejemplo, Terminal Server, Direct Access Server…) que se requieren en este contexto tienen el tamaño suficiente?
- ¿Es necesaria la autenticación multifactor (MFA)? Si es así, ¿están todos los empleados registrados para ello?
- ¿Ciertos empleados necesitan urgentemente una conexión VPN porque no se puede ejecutar o acceder a una aplicación a través de Acceso directo? ¿Por ejemplo softphone o el servidor de archivos?
- ¿Existe un riesgo general de sobrecarga debido a un mayor acceso (hardware y software)?
Paso 4: Ejecución en seco
Si es posible, se debe realizar una prueba antes de que ocurra la emergencia para identificar puntos débiles y poder corregirlos a tiempo. De esta manera, puedes determinar si la base para una operación de home office o trabajo remoto de toda la compañía está asegurada. Además, tienes la oportunidad de ajustar la dimensión de la infraestructura de TI a tiempo y puedes esperar ese escenario de una manera más relajada.
Sin embargo, esta situación del COVID-19 no sólo nos ha abrumado a nosotros, sino probablemente a todas las empresas, ha presentado nuevos desafíos y ha demostrado lo importante que es monitorear nuestra infraestructura de TI. Este artículo puede no ser la guía universal perfecta, pero tal vez estos consejos e información te puedan ayudar a mantener tu negocio funcionando.
Y tu, ¿qué has hecho para garantizar la continuidad del negocio en tiempos del COVID-19? Compártenos tus comentarios.
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