Por Tak Naito
Senior Manager, Producto & Marketing Intelligence en Ricoh Latin America
Hoy en día, el flujo de datos en el entorno de impresión de las empresas sigue una red de múltiples servidores, sistemas de software y dispositivos. En este contexto, muchas organizaciones se preguntan si deberían migrar sus servicios de gestión de impresión a la nube. Por ello, analizamos los cinco factores clave que la empresas deberían considerar al evaluar si la gestión de impresión basada en la nube es adecuada para su organización: escalabilidad, capacidad de servicio, mantenimiento, costo total de propiedad y seguridad.
1) La infraestructura de impresión actual no es escalable: ¿Qué sucede con el entorno de impresión de una organización después de una expansión, adquisición o reestructuración de las oficinas? Con un sistema tradicional basado en servidor, una empresa puede adquirir una variedad de software y hardware de sistema de impresión. Las organizaciones a menudo descubren que estos sistemas dispares consumen mucho tiempo y son engorrosos de construir o escalar.
Un único sistema basado en la nube elimina la disparidad dentro del sistema, incluidos los diferentes tipos de software de administración de salida y hardware del servidor, así como también múltiples parches y actualizaciones. El entorno de gestión de la impresión en la nube centralizada permite una implementación rápida porque las organizaciones no necesitan comprar y configurar un nuevo servidor, cargar el software y conectar todo a los dispositivos. Además, proporciona soporte estandarizado que puede implementarse rápidamente, cuando sea necesario.
El entorno basado en la nube reduce los costos relacionados con la compra de hardware y software adicional al ampliarse y aumenta la capacidad de una organización de ser ágil a medida que cambian las necesidades del negocio.
2) TI y otros departamentos internos están abrumados: El manejo de varios sistemas de administración de impresión en las instalaciones es un desafío para la mayoría de los departamentos de TI. Están respondiendo constantemente a las llamadas de servicio, así como instalando actualizaciones y parches. Asumen la carga y el costo de administrar conjuntamente los servicios de impresión, ya sea hardware, software o prestación de servicios. La tensión en los departamentos de TI a menudo obliga a las organizaciones a aumentar la plantilla y desviar la atención de las iniciativas estratégicas.
Por ejemplo, una empresa puede tener planes de actualizar su software empresarial o instalar dispositivos habilitados para IoT. En ese momento, el área de TI puede sentirse demasiado abrumado para emprender tales proyectos o sufrir retrasos.
El modelo basado en la nube, en conjunto con equipos especializados ayudan a liberar a los departamentos de TI de las actividades de administración de impresión para que puedan centrarse en otros proyectos de innovación empresarial. También ayuda a las empresas a reducir los presupuestos de TI relacionados con los requisitos de impresión del usuario final.
3) El mantenimiento y el servicio actuales son reactivos: Los cortes de tóner, los atascos de papel y otros problemas de impresión comunes causan estragos en la productividad. Las empresas suelen tener poca visibilidad de la etapa funcional y el rendimiento de sus dispositivos de impresión. Normalmente, la estrategia es más reactiva, hasta que ocurre un problema para reparar el equipo. Esto da como resultado la pérdida de productividad en toda la organización.
Por ello, un sistema de gestión de impresión en la nube proporciona monitoreo y alertas continuas en las aplicaciones asociadas. La información de supervisión relacionada con la aplicación incluye el uso de la CPU, del disco y la utilización de la memoria. La información de monitoreo y alerta del dispositivo incluyen actualizaciones del estado del dispositivo (encendido o apagado) y problemas funcionales, como niveles de tóner o papel.
Las organizaciones también reciben informes mensuales relacionados con el servicio que proporcionan y métricas clave acerca del uso del equipo o del cumplimiento de la infraestructura de la nube. Contar con estos datos ayuda a asegurar que las organizaciones reciban un servicio proactivo y se mantengan a la vanguardia de posibles problemas antes de que resulten en tiempos de inactividad o posibles brechas de seguridad.
4) La arquitectura de impresión basada en la nube reduce el costo total de propiedad: Al migrar hacia la nube, las organizaciones no tienen que hacer inversiones de capital en infraestructura, software o actualizaciones. Tampoco necesitan administrar varios servidores de impresión, lo cual es común en los entornos tradicionales de impresión.
Los servicios de gestión de administración en la nube de Ricoh garantizan que el entorno de impresión esté siempre actualizado. Se trata de un sistema de precios por usuario que traslada los costos a un modelo operativo e incluye todas las evaluaciones del sistema requeridas, un diseño estandarizado, configuración, implementación, respuesta a incidentes y administración. Este soporte de extremo a extremo y la capacidad de eliminar la gestión in situ reducen el costo total de propiedad para un entorno de impresión. Las empresas pueden reinvertir en otras áreas clave del negocio para generar ingresos netos.
5) La red de impresión existente es vulnerable: Las organizaciones están luchando para mejorar la seguridad de TI a medida que las violaciones de datos se vuelven más comunes. Los dispositivos de impresión a menudo se pasan por alto como una amenaza a la seguridad, pero pueden ser objetivos para actividades maliciosas. Esta amenaza presenta otro desafío para los departamentos de TI, que pueden carecer de los recursos o el presupuesto para abordar un asunto tan complejo.
Los servicios de gestión de administración en la nube de Ricoh incluyen una serie de capacidades y funciones de seguridad estandarizadas, como acceso seguro para administración y usuarios finales, cifrado de equipos, un sistema de seguridad de sobrescritura de disco (DOSS), firmware y una interfaz de panel de dispositivos segura.
El sistema también rastrea la actividad por usuario para un nivel adicional de seguridad. Ricoh puede supervisar los detalles de uso para los empleados y los invitados, ya sea que estén caminando hacia el dispositivo o inicien la impresión desde los escritorios. Además, el servicio incluye pruebas anuales de seguridad. Esto ayuda a identificar las vulnerabilidades del sistema o del servicio que exponen los entornos de impresión a accesos no autorizados.
En conclusión, las organizaciones se están dando cuenta de que su modelo actual en su ambiente de impresión no es sostenible, y es hora de maximizar y tomar ventaja de los beneficios de la migración hacia la nube. Pero dar el siguiente paso puede parecer desalentador. En Ricoh ayudamos a los tomadores de decisiones conozcan sus opciones y comprendan el proceso de transición hacia una plataforma de impresión totalmente gestionada en la nube.
